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Politiques

Politique d'approvisionnement
Standard
1. Catulpa Community support services (Catulpa) la fonction d’approvisionnement doit être exécutée de manière ouverte, juste et transparente lorsque les biens et les services sont achetés dans un environnement concurrentiel et que toutes les transactions donnent les avantages optimaux à l’Agence.

2. Catulpa aspire à des normes éthiques, juridiques, environnementales, managériales et professionnelles élevées dans la gestion des ressources qui lui sont confiées à la suite du code d’éthique de la chaîne d’approvisionnement du secteur public de l’Ontario en général.

Lignes directrices

Catulpa fonctionne dans un environnement de services de courtage et de contrats de première ligne et de Back-Office avec une variété de partenaires du réseau en tant que tels ces contrats tombent hors de cette portée d’approvisionnement dans un accord avec le Centre régional Bureau du ministère des services à l’enfance et à la jeunesse et ministère des services sociaux et communautaires.

  • Intégrité personnelle et professionnalisme tous les participants à la chaîne d’approvisionnement du secteur public élargi (BPS) agiront et seront considérés comme agissant avec intégrité et professionnalisme. L’honnêteté, les soins et la diligence raisonnable doivent faire partie intégrante de toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement à l’intérieur et entre les organisations du BSP, les fournisseurs et les autres parties prenantes. Le respect sera démontré l’un pour l’autre et pour l’environnement. Les informations confidentielles seront sauvegardées. Les participants n’acceptent pas les cadeaux et les faveurs, offrent un traitement préférentiel, endossent publiquement des fournisseurs ou des produits ou s’engagent dans toute autre activité qui créerait, ou semblerait créer, un conflit d’intérêts.
  • Responsabilisation et transparence les activités de la chaîne d’approvisionnement seront ouvertes et responsables. En particulier, les activités d’adjudication, de passation de marchés et d’achat doivent être équitables, transparentes et menées en vue d’obtenir la meilleure valeur pour les fonds publics. Tous les participants veilleront à ce que les maigres ressources du secteur public soient utilisées de manière responsable, efficace et efficace.
  • Conformité et amélioration continue tous les participants à la chaîne d’approvisionnement du BSP se conformeront à ce code de déontologie et aux lois du Canada et de l’Ontario. Les participants devraient continuellement s’efforcer d’améliorer les politiques et les procédures de la chaîne d’approvisionnement, d’améliorer les connaissances et les niveaux de compétences de la chaîne d’approvisionnement et de partager les pratiques de pointe.

Ségrégation des tâches
La ségrégation des tâches suivante est en place pour assurer que les biens et les services sont achetés de manière efficace et rentable et pour établir un contrôle interne sur l’autorisation des dépenses.

  • Pouvoirs de signature désignés les pouvoirs de signature nommés par le Conseil sont les suivants: Directeur exécutif, directeur des finances, Président du Conseil, trésorier et vice-président. Toute modification apportée à cette liste de personnes ne peut être faite que par une motion du Conseil.
  • Réquisition de biens et de services les demandes de biens et de services peuvent être demandées dans l’ensemble de l’organisation et envoyées au directeur/gestionnaire compétent pour approbation dans le cadre de leur champ d’application respectif.
  • Budgétisation pour l’achat de biens et services les budgets pour l’achat de biens et de services sont fixés annuellement par le directeur des finances en consultation avec l’équipe de direction et approuvés par le Conseil d’administration.
  • Engagement à libérer les commandes aux vendeurs toutes les commandes de biens et de services sont traitées par l’intermédiaire du directeur des finances ou du (des) délégué (s) et placées auprès du vendeur.
  • Réception des biens et services les biens et services reçus sont vérifiés pour leur exactitude et leur exhaustivité par rapport au bordereau d’emballage par les adjoints administratifs, les animateurs de l’équipe locale ou les animateurs de l’équipe spécialisée, puis transmis au directeur des finances Bureau.
  • Approbation des paiements pour les biens et services le pouvoir de signature financière incombe au directeur exécutif ou est délégué à des administrateurs précis au sein de l’organisation, conformément à la responsabilisation du directeur et qui relèvent du budget annuel approuvé.

Contrats ou accords
Fondés sur l’hypothèse d’un examen approfondi et dans le cadre du budget annuel approuvé, les éléments suivants s’appliqueront:
1. Les ententes suivantes doivent être signées par au moins un signataire désigné
a. Tous les contrats, baux et renouvellements d’accords d’Agence partenaires ou modifications
b. Offrez des lettres à des entrepreneurs de services indépendants, des offres d’emploi ou des contrats de travail.
c. Tous les contrats, baux et accords d’agences partenaires.
d. Contrats de fonctionnement et renouvellements annuels de la Banque.
e. Rapports du Gouvernement
f. Accords de carte de crédit bancaire
g. Accords de crédit ou de compte d’achat fournisseur
2. Les ententes de formation de programme jusqu’à $1 000 sont signées par le gestionnaire approprié et examinées avec le directeur exécutif.
3. L’acceptation des legs et des dotations est signée par le directeur exécutif et le Président du Conseil.
4. Les prêts bancaires, les billets ou les accords d’emprunt à court terme sont signés par le directeur exécutif et le Président du Conseil.
5. Consultations juridiques: l’approbation de consulter un conseiller juridique se fait en discutant avec le directeur exécutif.
6. Les chèques sont exécutés: tous les rapports de chèques sont examinés et signés par le directeur des finances.
7. Les domaines suivants relèvent des limites d’approvisionnement:
i. Tous les accords de consultants
II. Achats d’équipement
III. Contrats d’approvisionnement

Autorisation de signer un chèque
Tous les chèques seront signés par deux signataires désignés; les chèques de plus de $99 999 sont signés par le directeur exécutif ou le directeur des finances et le Président du Conseil ou le trésorier.

Autorisation d’approbation l’annexe Catulpa a établi les seuils concurrentiels d’approvisionnement suivants conformément à la directive sur les marchés publics (BPS) en général:

Biens, services non-conseils et construction

Services de Conseil et construction

Seuils d’approvisionnement concurrentiels

CATULPA suivra les exigences obligatoires en vertu de la directive sur les marchés publics pour les marchés publics concurrentiels ouverts. Les exceptions à l’ouverture d’un marché public concurrentiel comprennent les suivantes:

Exemption d’approvisionnement unique
Lorsqu’un seul fournisseur est en mesure de satisfaire aux exigences de l’approvisionnement, le CATULPA mènera des marchés non concurrentiels comme indiqué dans les circonstances énumérées ci-dessous. (également connu sous le nom de situations de source unique):

  • D’assurer la compatibilité avec les produits existants, de reconnaître les droits exclusifs, tels que les licences exclusives, les droits d’auteur et de brevet, ou de maintenir des produits spécialisés qui doivent être entretenus par le fabricant ou son représentant;
  • Lorsqu’il y a absence de concurrence pour des raisons techniques et que les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur donné et qu’il n’existe pas d’alternative ou de substitut;
  • Pour l’achat de biens ou de services dont la fourniture est contrôlée par un fournisseur qui est un monopole statutaire;
  • Pour les travaux à effectuer sur ou à propos d’un bâtiment loué ou de parties de ceux-ci qui ne peuvent être exécutés que par le locateur;
  • Pour les travaux à effectuer sur les biens par un entrepreneur conformément aux dispositions d’une garantie ou d’une garantie tenue à l’égard du bien ou de l’œuvre originale;
  • Pour l’achat de marchandises dans des circonstances exceptionnellement avantageuses telles que la faillite ou la mise sous séquestre, mais pas pour les achats courants;
  • Pour l’acquisition d’œuvres d’art originales;
  • Pour l’achat d’abonnements à des journaux, magazines ou autres périodiques;
  • Pour l’acquisition de biens immobiliers.

Tous les achats non concurrentiels et concurrentiels d’achat sont faits dans le processus suivant:
1. Les demandes d’achat sont générées par le personnel et approuvées par le gestionnaire.
2. Les marchandises reçues sont jumelées à des bordereaux d’emballage.
3. Les factures sont initiales par le gestionnaire approprié et transmises au Bureau du directeur des Finances
4. Les demandes de chèques sont examinées et approuvées par le directeur des finances avant la délivrance des chèques.

Exigences relatives au rapport de surveillance
1. Liste annuelle des contrats octroyés de plus de $25 000, divulguant le fournisseur et le montant à fournir au Comité de vérification et de finances avec 30 jours de fin d’exercice.
2. Liste annuelle des approbations pour les achats/contrats en dehors du budget approuvé à fournir au Comité de vérification et de finances avec 30 jours de fin d’exercice.

Remboursement des dépenses des employés

Standard

Tous les frais d’affaires approuvés engagés par les employés sont soumis au ministère des finances pour remboursement mensuel, sur un formulaire de dépense dûment rempli et signé.

Lignes directrices

1. Responsabilisation Catulpa les services de soutien communautaire (Catulpa) sont liés par la directive sur les dépenses du secteur public plus large émise par le Conseil de gestion du cabinet à compter du 1er avril 2011 et est responsable des fonds publics utilisés pour rembourser les frais de voyage, de repas et d’accueil Dépenses. Toutes les dépenses remboursées aux employés, aux membres du Conseil d’administration et aux consultants ou aux entrepreneurs engagés par l’organisation doivent être à l’appui des objectifs commerciaux du Catulpa et se conformer à la politique et aux procédures décrites dans le présent document. Le directeur exécutif a le pouvoir d’établir des règles supplémentaires concernant les dépenses, à condition qu’ils soient conformes aux règles énoncées dans la présente politique et qu’ils soient nécessaires pour répondre à des besoins opérationnels précis. Toutes les règles supplémentaires ne remplacent pas les règles existantes décrites dans la présente politique. Les personnes qui font des réclamations (demandeurs) sont tenues de:

  • Obtenir toutes les approbations appropriées avant d’engager des dépenses
  • Soumettre des reçus originaux et détaillés avec toutes les réclamations
  • Les avis de paiement par carte de crédit et par carte de débit ne sont pas considérés comme des reçus originaux, lorsqu’il n’est pas possible de soumettre le reçu original, une explication écrite doit accompagner la documentation, le directeur exécutif ou le directeur des Finances doit approuver le autres documents comme étant suffisants ou complets
  • Présenter des réclamations au plus tard 90 jours après la date à laquelle la dépense a été engagée
  • Si vous quittez un emploi avec Catulpa, soumettez des réclamations pour des dépenses avant le dernier jour travaillé

Catulpa maintiendra les reçus originaux et les documents à des fins de vérification et de vérification. Approbation des frais de voyage, de repas et d’accueil les dépenses de personnel pour les frais de voyage, de repas et d’accueil seront approuvées par leur gestionnaire hiérarchique. En l’absence du gestionnaire ou du représentant, les dépenses peuvent être approuvées par le directeur des finances ou le directeur exécutif et le gestionnaire sera copié avec l’approbation. Les rapprochements de dépenses soumis par le vendredi pour approbation seront traités et payés la semaine suivante. Les personnes qui approuvent les dépenses (approbateurs) sont responsables de leurs décisions qui doivent être:

  • Sous réserve du bon jugement et de la connaissance de la situation
  • Exercées dans des circonstances appropriées; Et
  • Respecter les principes et les exigences obligatoires énoncés dans les présentes normes et lignes directrices

Lorsque des situations se présentent et que la discrétion doit être exercée, les approbateurs doivent examiner si la demande de discrétion est:

  • Capable de résister à l’examen minutieux par les vérificateurs et les membres du public
  • Correctement expliqué et documenté
  • Équitable et équitable
  • Raisonnable
  • Approprié

2. Frais de voyage

  • Le personnel du Catulpa n’est pas tenu d’obtenir l’approbation écrite préalable des frais de voyage dans son aire de travail désignée en Ontario, sauf indication contraire de son gestionnaire
  • Le voyage doit être nécessaire pour la conduite des services de Catulpa et seulement les kilomètres supplémentaires ont voyagé sur une base de distance la plus courte entre leur réunion/destination et emplacement de bureau à la maison
  • Les frais de voyage à l’extérieur de l’Ontario nécessitent l’approbation préalable du directeur exécutif
  • Coûts moins les méthodes de voyage peuvent inclure la location de voiture ou d’autres moyens de voyage. Les gestionnaires travailleront avec le personnel pour gérer les frais de voyage
  • Catulpa n’assume aucune responsabilité financière pour l’utilisation de véhicules personnels autres que le paiement du taux kilométrique actuel
  • Remboursement du stationnement et des péages nécessaires et raisonnables pour les ponts, les ferries et les autoroutes lors de la conduite à des fins Catulpa
  • Catulpa ne rembourse pas les contraventions au trafic ou au stationnement
  • Lors de la planification de tout voyage, la continuité des activités doit être prise en compte pour déterminer si la haute direction ou les personnes clés ayant des connaissances spécialisées doivent voyager ensemble
  • Les navettes hôtel/aéroport doivent être utilisées lorsque c’est possible

3. Assurance
Les employés d’assurance qui sont tenus d’utiliser un véhicule dans l’exercice de leurs fonctions ou pour un voyage lié au travail doivent avoir un minimum de $100,000,000 dollars d’assurance-responsabilité et doivent s’assurer qu’ils ont la couverture d’assurance appropriée pour leur propre Véhicule. Les employés qui peuvent être tenus d’utiliser un véhicule dans l’exercice de leurs fonctions doivent:

  • Conserver et porter un permis de conduire valide
  • Porter la preuve de leur transporteur d’assurance confirmant qu’ils ont $1 000 000,00 d’assurance responsabilité civile et le type de couverture requis pour leur véhicule spécifique
  • Assurez-vous que le véhicule est en bon état de fonctionnement en tout temps
  • Assumer la responsabilité exclusive de leur politique individuelle et du paiement des primes d’assurance; Et
  • Assumer l’entière responsabilité du coût des amendes résultant de violations de la circulation, contraventions de stationnement, vol, perte ou dommages à leur véhicule, etc. tout en conduisant sur des affaires d’Agence

4. Hébergement

  • Le remboursement sera effectué pour l’hébergement à l’extérieur des bureaux de Catulpa pour un logement individuel dans une chambre standard
  • Les pénalités engagées pour la non-annulation des réservations d’hôtels garanties seront la responsabilité du demandeur et ne seront remboursées que dans des circonstances exceptionnelles.
  • Il n’y aura pas de remboursement pour les suites hôtelières, les étages supérieurs ou les niveaux de conciergerie
  • Dans le cadre de la conduite normale des affaires de Catulpa, le remboursement des frais d’hébergement à l’intérieur de votre bureau ne sera ni autorisé ni approuvé
  • Les séjours privés avec des amis et la famille sont acceptables, et un paiement en espèces ou un cadeau peut être fourni aux amis ou à la famille. Un maximum de $30 par nuit est autorisé pour l’hébergement, y compris les repas entre amis ou en famille. Au lieu d’un reçu, le prestataire doit présenter une explication écrite sur le formulaire de demande de remboursement décrivant le but du voyage, l’identification de l’hôte et le nombre de jours de séjour. La valeur de $30 peut également être donnée sous la forme d’un petit cadeau auquel cas la demande de remboursement doit être accompagnée d’un reçu

5. Repas

    • L’alcool ne sera pas remboursé dans le cadre d’une dépense de voyage ou de repas. Il n’y a pas d’exception à cette règle. Si l’alcool est commandé avec un repas, le demandeur est tenu de demander des reçus distincts pour le repas et l’alcool consommé. Seul le reçu pour la dépense de repas est admissible au remboursement
    • Les frais de repas raisonnables et appropriés peuvent être remboursés. Frais de repas engagés pour les fins commerciales de Catulpa pendant que le prestataire est absent des bureaux
    • Les repas pour les réunions d’affaires à un endroit de bureau de Catulpa sont éligibles au remboursement si la réunion se produit pendant une période de repas
    • Les reçus originaux et détaillés sont exigés et le remboursement ne doit pas dépasser le montant réel dépensé pour les repas. Les taxes et pourboires sont inclus dans le tarif des repas. Le remboursement est pour le restaurant/nourriture préparée et pour l’épicerie appropriée, les reçus doivent être fournis
    • Le remboursement ne sera pas prévu pour les repas consommés à la maison ou inclus dans le coût du transport, de l’hébergement, des séminaires ou des conférences.
    • Le remboursement des frais de repas encourus au Canada est assujetti aux taux maximaux énoncés ci-dessous. Ces tarifs comprennent les taxes et les pourboires
      • Petit-déjeuner – montant maximum – $15,00
      • Déjeuner – montant maximum – $20,00
      • Dîner – montant maximum – $30,00

Les taux ne sont pas une allocation. Ils sont pour les repas individuels-vous devez avoir mangé le repas pour être en mesure de présenter une demande de remboursement. Lorsque plus d’un repas est réclamé pour un jour quelconque, vous pouvez allouer les taux maximaux combinés entre les repas. Le taux maximum pour les repas multiples devient le total pour les repas consommés, indépendamment de ce que vous dépensez à chaque repas. Il n’est pas possible de réclamer un taux combiné et de ne pas avoir consommé ce nombre de repas.

6. Autres types de dépenses

    • Les personnes nécessitant une avance de trésorerie aux fins du voyage doivent remplir un formulaire de demande de chèque au moins deux semaines avant l’événement. Ce formulaire doit être dûment approuvé par le gestionnaire et le directeur exécutif ou le gestionnaire des finances
    • Les personnes ne seront pas remboursées pour des articles personnels ou récréatifs, y compris des films et des articles payants de la mini-barre
    • Le remboursement des pourboires raisonnables pour porter, les services de chambre d’hôtel et les taxis sera autorisé. Les demandeurs sont tenus de tenir un registre des gratifications payées

Les montants raisonnables pour les pourboires comprennent:

    • 10% – 15% sur un repas de restaurant
    • 10% sur un tarif de taxi
    • $2 – $5 par nuit pour le ménage de l’hôtel jusqu’à 2 nuits, $10 maximum pour un séjour prolongé
    • $2 – $5 par sac pour un porteur

Les particuliers sont autorisés à utiliser des téléphones cellulaires de la compagnie et des appareils Internet mobiles à des fins commerciales lorsqu’ils voyagent à l’intérieur du Canada, des arrangements alternatifs doivent être approuvés par votre gestionnaire et mis en œuvre par l’intermédiaire de l’adjoint exécutif avant de vous Départ. Chaque fois que cela est possible, on s’attend à ce que les personnes utilisent les moyens de communication coûteux. En voyageant sur Catulpa affaires, le remboursement sera fait pour les appels personnels raisonnables et nécessaires à la maison pour chaque nuit loin.

7. Hospitalité
L’hospitalité est la fourniture de nourriture, de boissons, d’hébergement, de transport et d’autres commodités aux frais publics pour les personnes qui ne sont pas engagés dans le travail pour le Catulpa. Les fonctions impliquant uniquement les personnes qui travaillent pour Catulpa ne sont pas considérées comme des fonctions d’hospitalité.

Avec l’approbation du directeur exécutif ou du Président du Conseil, l’hospitalité peut être prolongée de façon économique et cohérente lorsqu’elle facilite l’activité de l’Catulpa et qu’elle est jugée souhaitable comme une question de courtoisie ou de protocole.

L’appréciation du personnel et la reconnaissance des événements et des événements de retraite du personnel sont des exemples de dépenses qui ne correspondent pas à la définition de l’hospitalité. Les dépenses afférentes à de tels événements seront autorisées à condition que ces événements soient effectués en tenant dûment compte de l’utilisation prudente et responsable de l’argent des contribuables et de l’orientation du gouvernement sur la responsabilisation et la transparence. Les coûts devraient être minimisés si possible en tenant dûment compte du statut des invités, de la taille de l’événement et de l’objectif commercial prévu.

Pour les événements d’hospitalité où les invités peuvent inclure les vendeurs actuels ou éventuels, des soins devraient être pris pour éviter le traitement préférentiel réel et perçu de n’importe quel vendeur.

Des cadeaux d’appréciation appropriés, d’une valeur pouvant aller jusqu’à $30, peuvent être offerts en échange de dons de services ou d’expertise à des personnes qui ne travaillent pas pour le Catulpa. Les cadeaux d’une valeur de plus de $30 doivent être approuvés préalablement par le directeur exécutif.

8. Les frais pour les consultants et autres entrepreneurs

Consultants et autres entrepreneurs ne seront pas remboursés pour les frais d’accueil accessoires ou alimentaires, y compris:

    • Repas, collations et boissons
    • Pourboires
    • Blanchisserie ou nettoyage à sec
    • Services de voiturier
    • Soins à charge
    • Gestion de la maison
    • Appels téléphoniques personnels

9. Responsabilités

Le Président, le vice-président ou le trésorier du Conseil d’administration est responsable:

    • Approbation des dépenses du directeur exécutif conformément à la présente politique
    • S’assurer que tous les employés et les personnes nommées sont sensibilisés à leurs responsabilités en vertu de la présente politique
    • Veiller à ce que cette politique soit appliquée et surveillée de manière appropriée
    • Veiller à ce que le personnel doté d’une autorité déléguée puisse appliquer efficacement la présente directive
    • Les dépenses des membres du Conseil doivent être approuvées par le Président du

Le directeur exécutif est responsable:

    • Approbation des frais de déplacement des gestionnaires et des dépenses à l’extérieur de l’Ontario
    • Déléguant l’autorité d’approbation aux niveaux appropriés
    • Veiller à ce que toutes les personnes couvertes par cette politique soient conscientes de leurs responsabilités
    • Fournir une autorisation écrite pour l’alcool servi lors des événements d’accueil
    • Frais de membre du Comité d’examen vérification de l’alignement avec la politique de dépenses avant la présentation au Président du Conseil pour approbation

Directeur des finances est responsable:

    • S’assurer que les principes et les règles de cette politique sont mis en œuvre et surveillés, y compris les processus de mise en œuvre qui soutiennent la politique
    • S’assurer qu’il existe un système approprié de conservation des documents et que les documents, y compris les revendications et les approbations, sont conservés et stockés
    • S’assurer que les réclamations sont entièrement documentées en assurant des contrôles ponctuels réguliers
    • Veiller à ce que la politique soit maintenue et mise à jour au besoin, conformément aux directives gouvernementales applicables

Les gestionnaires sont responsables:

    • La réalisation des pouvoirs délégués et des tâches assignées conformément à la présente politique
    • Exercer une discrétion managériale judicieusement
    • Veiller à ce que le personnel soit au courant des exigences de cette politique
    • Recherche d’une orientation opportune lorsqu’il y a des questions d’application
    • Prendre les mesures appropriées en cas de non-conformité

Les individus sont responsables:

    • Conformément aux principes et règles énoncés dans la présente politique
    • Connaître les règles régissant les conflits d’intérêts qui s’appliquent à leur situation;
    • Connaissance ou lois, directives, politiques et lignes directrices pertinentes
Accessoires

Standard

La politique de accessoires s’assure que les services de soutien communautaire de Catulpa (l’Agence) respectent la Loi sur la responsabilisation de la fonction publique (BPS) élargie. Plus précisément, cette politique s’appliquera aux membres du Conseil d’administration, au personnel et aux bénévoles, en fournissant des directives sur la gestion des accessoires.

Lignes directrices

Définition
Un Perquisite (ou un avantage) fait référence à un privilège qui est accordé à un particulier ou à un groupe de personnes en raison de son emploi ou de son statut de bénévole auprès de l’Office et qui n’est généralement pas offert aux autres. Accessoires qui ne sont pas autorisés les accessoires suivants ne sont autorisés en aucune circonstance:

  • Adhésions de club pour des loisirs personnels ou des buts de socialisation, tels que des clubs de forme physique, des clubs de golf ou des clubs sociaux
  • Des billets de saison pour des événements culturels ou sportifs
  • Allocations vestimentaires non liées à la santé et à la sécurité ou aux exigences spéciales d’emploi
  • Accès à des cliniques de santé privées, c.-à-d. des services médicaux en dehors de ceux fournis par le système provincial de soins de santé ou par le groupe de l’employeur régimes d’avantages assurés
  • Services consultatifs professionnels pour des questions personnelles, telles que la planification fiscale ou successorale

Autorisation d’approbation
Les accessoires ne sont admissibles que dans des circonstances limitées et exceptionnelles lorsqu’il est démontré qu’il s’agit d’une exigence liée à l’entreprise pour le rendement effectif du travail d’un particulier.

Les approbations de ces types de accessoires doivent être obtenues par le directeur exécutif ou le Conseil d’administration de l’Agence lorsque le accessoires s’applique au directeur exécutif.

La tenue des registres
Des coûts et des approbations des accessoires suivra la politique d’achat de Catulpa Community support services.

Déclaration des accessoires admissibles en cas de Perquisite
Un résumé indiquant le type de Perquisite et la valeur sera divulgué en même temps que la divulgation des salaires du secteur public sur une base annuelle.

Voir le accessoires Compliance Review 2017-2018 ici.

Code de déontologie/code de conduite

Standard

Catulpa s’efforce d’avoir tout le personnel, les bénévoles, les étudiants et les consultants, travaillant au sein de l’Agence, pour se comporter avec un haut degré de conduite professionnelle.

Les employés de Catulpa respectent le code de déontologie de l’Agence comme une obligation morale importante dans le cadre de leur reddition de comptes.

Lignes directrices

    1. Les employés maintiennent des normes élevées de comportement professionnel tant au sein de l’Agence que dans la communauté élargie.
    2. Les employés protègent et renforcent la confiance que les participants/personnes desservies ont placée dans l’Agence.
    3. Les employés reconnaissent l’influence de leurs rôles et offriront des services de manière à favoriser l’autonomisation des personnes servies.
    4. Les employés assument la responsabilité des facteurs personnels qui pourraient influer sur les compétences professionnelles.
    5. Les employés maintiennent et développent la compétence professionnelle par l’éducation et la formation continues.
    6. Les employés évitent les doubles relations qui pourraient nuire au jugement professionnel ou augmenter le risque d’exploitation de la personne servie. Les relations doubles incluent mais ne sont pas limitées aux affaires et aux relations personnelles étroites.
    7. Il est interdit aux employés de se livrer à des activités sexuelles avec toute personne qui a été servie ou qui est membre de la famille pour laquelle ils fournissent un service direct.
    8. Lorsque les personnes servies nécessitent des services complexes, les employés sont encouragés à s’appuyer sur des compétences supplémentaires à l’intérieur et à l’extérieur de l’Agence afin de répondre aux besoins de la personne servie.
    9. Les employés protègent la confidentialité de toutes les informations obtenues professionnellement. Les divulgations de ces renseignements n’auront lieu qu’avec l’autorisation appropriée de la personne desservie ou lorsque l’obligation légale ou professionnelle l’oblige; p. ex. soupçon d’abus.
    10. Les employés informent les participants ou les personnes desservies de leurs droits lorsqu’ils reçoivent des services de cet organisme.
    11. On s’attend à ce que les employés demandent de l’aide pour des problèmes personnels susceptibles d’influer sur le rendement du travail ou le jugement clinique.
Conflit d'intérêt

Standard

Catulpa a mis en place des lignes directrices pour éviter les conflits d’intérêts de ses employés ou membres de sa famille relativement à l’Agence et aux programmes, services et soutiens offerts par l’Agence.

Lignes directrices

    1. Un conflit d’intérêts est défini comme un conflit entre les intérêts personnels et/ou commerciaux d’un employé et/ou de sa famille et leur responsabilité en tant qu’employé.
    2. L’Agence ne doit pas louer ou donner de l’espace, des services ou du matériel à un employé lié à son activité génératrice de revenus.
    3. Aucun employé ne fera la promotion de son affiliation à l’Agence comme moyen d’améliorer ou de solliciter des activités pour son activité génératrice de revenus.
    4. Aucun employé ne s’engagera dans des activités génératrices de revenus qui refléteraient défavorablement ou discréditerait l’Agence, ses employés, les personnes servies, les administrateurs ou les membres corporatifs.
    5. Si un employé s’engage dans des activités génératrices de revenus supplémentaires, ceux-ci ne doivent être effectués qu’en dehors des heures normales de travail.
    6. L’Agence ne loue, ne loue ou n’utilise en aucune façon ni n’occupe un bien ou un immeuble qui est possédé en tout ou en partie par un employé dans lequel un employé a un intérêt financier.
    7. Lorsqu’il y a concurrence de la demande entre les responsabilités d’un employé envers l’Agence et son activité génératrice de revenu, la première obligation de l’employé incombera à l’Agence.
    8. Les membres de la famille sont admissibles à un emploi à Catulpa. Les personnes servies sont admissibles à un emploi une fois le service terminé. Les secteurs qui peuvent être considérés comme une exception à ce sont des programmes limités dans le temps conçus pour le renforcement des compétences (p. ex. Assistants de l’équipe du PACE)
    9. Pour éviter un «conflit d’intérêts» Catulpa n’offrira pas d’emploi à:
        • le conjoint d’un membre du Conseil d’administration;
        • le parent direct d’un membre du Conseil d’administration – enfant, parent, frère et sœur.
    10. Le conjoint ou le partenaire d’un employé ou un membre de la famille directe ne sera pas considéré pour un emploi dans le cadre d’un programme où un membre de la famille est employé mais peut être admissible à d’autres postes de l’Agence.
    11. Tout employé engagé ou envisageant de participer à des activités génératrices de revenus directement liées au travail de l’Agence – comme le fournisseur de soins de relève, le dispensateur de soins rémunérés, les services spéciaux à domicile, le facilitateur du développement des compétences ou la pratique privée ( thérapie, formation, consultation) demandera au directeur exécutif, par écrit, la permission de procéder. Des mesures de protection seront créées pour protéger l’Agence et l’employé dans une situation de conflit d’intérêts.
    12. Les dons symboliques donnés au personnel par les personnes servies ou les parents de personnes servies ne sont pas perçus comme créant un «conflit d’intérêts» aux fins de la présente norme et de l’énoncé des lignes directrices.
    13. Les gestionnaires s’assureront que leurs employés sont au courant de cette norme et de cette ligne directrice en matière de conflits d’intérêts et feront parvenir par écrit au directeur exécutif, pour approbation, toute question qui pourrait être en conflit avec la philosophie de Catulpa.
Discrimination

Standard

Catulpa favorise et encourage la diversité dans tous les aspects de l’organisation et dans les communautés que nous servons. Toute discrimination de quelque type que ce soit, interne ou externe, ne sera pas tolérée.

L’Agence appuie le code ontarien des droits de la personne et interdit les mesures discriminatoires à l’égard des personnes fondées sur des motifs protégés et des aires sociales.

Les terrains protégés sont:

  • Âge
  • Ascendance, couleur, race
  • Citoyenneté
  • Origine ethnique
  • Lieu d’origine
  • Creed
  • Handicap
  • Situation familiale
  • Matrimonial
  • Relevé des infractions
  • Sexe
  • Orientation sexuelle
  • Identité de genre ou expression
  • Réception de l’aide publique

Les zones sociales protégées sont:

  • Hébergement (logement)
  • Contrats
  • Emploi
  • Bon, services et installations
  • Affiliation à des syndicats, à des associations commerciales ou professionnelles

Lignes directrices

    1. Catulpa s’attend à ce que tout le personnel, les bénévoles, les étudiants et les consultants travaillant au sein de l’Agence, traitent tous les autres avec dignité et respect. Les individus éprouveront en tout temps un environnement de travail juste, sûr, inclusif et non discriminatoire. Le dénigrement discriminatoire, le harcèlement et/ou la violence de quelque nature que ce soit ne seront pas tolérés.
    2. Toutes les plaintes de discrimination seront traitées en toute confiance, sous réserve de l’obligation de l’Agence de mener une enquête approfondie. L’enquête sera menée de façon opportune et efficace. Tous les témoins, le cas échéant, seront interviewés. Après la fin de l’enquête, le plaignant sera personnellement informé des conclusions et des conclusions qui ont été conclues. Les employés syndiqués peuvent avoir un représentant syndical présent.
    3. Les employés qui ne sont pas satisfaits de tout aspect de l’enquête peuvent soulever des préoccupations directement auprès du directeur exécutif. Les employés ont également le droit de déposer une plainte officielle auprès de la Commission ontarienne des droits de la personne ou d’agir en justice.
    4. Le personnel du Catulpa, les étudiants et les bénévoles recevront des occasions de formation régulière pour soutenir de façon proactive l’inclusivité au sein du milieu de travail.
    5. Les programmes, les normes et les lignes directrices, les décisions et les actions du Catulpa seront rédigés et mis en œuvre en reconnaissance du besoin d’inclusivité, d’hébergement, de sécurité et d’acceptation de tous les individus au sein de notre milieu de travail et de notre collectivité.
    6. Catulpa s’assurera qu’il existe un motif valable de collecte et d’utilisation des renseignements personnels, y compris celui du sexe, de l’identité de genre ou de l’expression du genre. N’importe qui peut avoir son nom ou sa désignation sexuelle modifiée sur les documents d’identité de l’Agence et d’autres dossiers si désiré. Lorsque les informations ci-dessus sont collectées, les raisons de la collecte seront partagées.
    7. En ce qui concerne les actes de discrimination commis par des personnes extérieures à l’organisation (personnes servies, participants et/ou membres de leur famille), l’employé avertira son gestionnaire et/ou le gestionnaire des ressources humaines. Des mesures seront prises pour résoudre la question, y compris la réaffectation éventuelle, le retrait temporaire ou permanent des services ou l’action en justice.
Relation avec les participants, les personnes servies et les familles

Standard

Catulpa Community support services s’efforce d’avoir tout le personnel, les bénévoles, les étudiants et les consultants, travaillant au sein de l’Agence, pour se comporter avec un haut degré de conduite professionnelle. Tout le personnel ou les bénévoles en raison de leur position dans la relation d’aide, leurs connaissances spécialisées ou leur influence, sont en position de pouvoir sur les participants/personnes servies et leurs familles. Cette position doit être respectée et jamais abusée. Les participants/personnes servies doivent pouvoir faire confiance à ceux avec qui ils interagissent professionnellement. Il faut donc éviter les situations qui pourraient mener à une interaction non professionnelle et/ou nuisible.

Lignes directrices

Note: toute relation que le personnel ou les bénévoles ont avec les participants/personnes servies et les familles doivent être utiles et professionnels de la nature.

Des exemples de situations que le personnel/les bénévoles éviteront peuvent inclure, mais ne sont pas limités à ce qui suit

    1. Entrer dans une relation pour répondre à ses besoins personnels tels que le soutien social, la compagnie ou le soutien financier, plutôt que de répondre aux besoins de la personne servie/famille. [les exemples comprennent: emprunter de l’argent, accepter de l’argent pour les services rendus ou prendre les participants/personnes servies à la maison pour le week-end, socialisation au-delà des limites de la personne servie relation.
    2. Initier ou encourager ou se livrer à des rapports sexuels ou à d’autres formes de contacts sexuels physiques (consensuelles ou autres) avec une personne servie ou un membre de la famille.
    3. Être nommé procuration pour des soins personnels et/ou des biens pour une personne servie/famille de l’Agence. Si la procuration a été accordée au personnel ou au bénévole avant l’établissement de la relation de personne servie, le personnel ou le bénévole doit déclarer cette relation au gestionnaire de l’organisme responsable du programme de l’Agence. On s’attend alors à ce que le gestionnaire se rende compte que des freins et des contrepoids appropriés sont en place pour protéger toutes les parties.
    4. Les relations inacceptables, soupçonnées ou connues, doivent être signalées à un membre du personnel supérieur. Ces situations doivent être traitées au sérieux et examinées immédiatement.
    5. L’utilisation abusive de toute relation professionnelle qui franchit les limites mentionnées ci-dessus sera soumise à des mesures disciplinaires allant jusqu’au licenciement. La réponse disciplinaire variera en fonction de la gravité de l’infraction.
Harcèlement et violence au travail

Standard

Catulpa croit que chaque employé et bénévole a le droit à l’égalité de traitement et de respect, et à être exempt de harcèlement et/ou de violence sur le lieu de travail.

Tout harcèlement et/ou comportement violent de l’employeur ou de l’employé, du bénévole ou des participants/personnes servis ne sera pas toléré par les services de soutien communautaire de Catulpa.

Lignes directrices

    1. Le harcèlement et/ou la violence peuvent prendre la forme de contacts physiques ou de comportements non physiques et peuvent comprendre, sans s’y limiter:
        • Comportement menaçant; poings secouant, détruisant la propriété ou jetant
        • Menaces verbales ou écrites, et toute expression d’une intention d’infliger
        • Tout comportement qui désignifie, exclut, embarrasse, humilie, agace, alarmes ou insulte une personne et qui est connu ou devrait être importun. Cela comprend les mots, les gestes, l’intimidation, l’intimidation, ou d’autres actions inappropriées et peut être sexuelle ou non-sexuelle dans
        • Violence verbale comme des jurons, insultes ou condescendants
        • Attaques physiques telles que frapper, pousser, pousser ou botter
    2. Le harcèlement sexuel et/ou la violence peuvent prendre la forme de contacts physiques ou de comportements non physiques et peuvent comprendre, sans s’y limiter:
        • Les commentaires et comportements vexatoires qui sont connus ou devraient raisonnablement être connus pour être importuns.
        • Des insinuations sexuelles, des propositions de dates ou des faveurs sexuelles.
        • Commentaires inappropriés concernant l’apparence ou l’odeur personnelle
    3. Important: Catulpa les employés des services de soutien communautaire confrontés à une situation d’urgence impliquant des comportements violents ou des menaces de violence, lorsqu’il est raisonnable de croire que la sécurité des personnes peut être menacée, devrait communiquer immédiatement avec la police en appelant le 911 ou en prenant toute autre mesure appropriée. À aucun moment, un employé ne devrait tenter physiquement de faire face à une situation potentiellement dangereuse.
    4. Tout le personnel, les bénévoles, les étudiants et les consultants qui travaillent au sein de l’Agence connaissent et comprennent qu’un acte de violence et/ou de harcèlement est considéré comme une infraction grave pour laquelle des mesures nécessaires seront prises. Quiconque a commis une conduite qui constitue un acte de harcèlement et/ou de violence fera l’objet de mesures disciplinaires allant jusqu’au congédiement.
    5. Les plaintes peuvent être adressées au superviseur, au gestionnaire ou au gestionnaire des ressources humaines de l’employé. Toutes les plaintes de harcèlement et/ou de violence seront traitées en toute confiance, sous réserve de l’obligation de l’Office de mener une enquête approfondie. Une enquête sur les RH sera menée de façon opportune et efficace. Tous les témoins seront interrogés. À la fin de l’enquête, le plaignant sera informé des conclusions et des conclusions auxquelles il est parvenu. Les employés syndiqués peuvent impliquer leur délégué syndical.
    6. Une fois l’enquête terminée, le gestionnaire des ressources humaines, ou s’il n’est pas disponible, un membre de la haute direction, informera le directeur exécutif du service d’appui communautaire de Catulpa. Le directeur exécutif, ou désigné, confirmera/prendra une décision sur l’action appropriée. Toutes les notes et documents d’investigation doivent être sauvegardés et déposés pour référence ultérieure.
    7. Les employés qui ne sont pas satisfaits de tout aspect de l’enquête peuvent détailler les préoccupations par écrit et les fournir au directeur exécutif. Le directeur exécutif examinera ensuite les préoccupations et déterminera les mesures appropriées. Les employés ont également le droit de déposer une plainte officielle auprès de la Commission ontarienne des droits de la personne ou d’agir en justice.
    8. Pour les actes de violence ou de harcèlement commis par des personnes en dehors de cette organisation (personnes servies, participants et/ou membres de leur famille), l’employé prendra des mesures pour se retirer de la situation dès qu’il pourra le faire en toute sécurité. Le gestionnaire des ressources humaines est informé par l’employé, le bénévole ou l’étudiant dès que possible. Un rapport officiel sera transmis au directeur exécutif. Les mesures prises peuvent inclure le retrait temporaire ou permanent des services ou l’action en justice.
    9. Cette politique est examinée aussi souvent que nécessaire, mais au moins une fois par an.